εξειδίκευση των μέτρων δέουσας επιμέλειας της επιχείρησης. Ειδικότερα, από 15 Ιανουαρίου 2019 όλες οι συναλλαγές μεταξύ επιχειρηματία και πελάτη θα πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά, μέσω τραπεζικού λογαριασμού, ακόμη και για τις πιο απλές πληρωμές.
Σύμφωνα με τη σχετική διάταξη, κάθε επιχείρηση πρέπει να κρατά σε αρχείο, το οποίο θα ενημερώνει κάθε έτος, πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητά του εκάστοτε προμηθευτή ή πελάτη (φυσικό πρόσωπο) που επιθυμεί να συνεργαστεί, συμπεριλαμβανομένων των ακολούθων: ονοματεπώνυμο, εμπορική επωνυμία, διεύθυνση εργασίας ή κατοικίας, αριθμό καταχώρησης στο γενικό εμπορικό μητρώο, ημερομηνία και τόπο γέννησης, αριθμό φορολογικού μητρώου (ΑΦΜ) και αντίγραφο της ταυτότητας ή του διαβατηρίου του. Εφόσον ο προμηθευτής ή πελάτης είναι καθόλα νόμιμος, τότε θεωρείται «Εγκεκριμένος Πελάτης».
Η κάθε επιχείρηση τηρεί αρχεία στα οποία καταχωρούνται τα μητρώα των εγκεκριμένων πελατών και προμηθευτών για πέντε έτη, μετά τη δημιουργία τους. Τα μητρώα αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία: (α) εμπορικά έγγραφα σχετικά με τον εγκεκριμένο πελάτη ουσιαστικής σημασίας για την υλοποίηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από το νόμο και την παρούσα υπουργική απόφαση συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά των τιμολογίων, προτιμολογίων, εμπορικής αλληλογραφίας από και προς τον εγκεκριμένο πελάτη ή προμηθευτή, εσωτερικής αλληλογραφίας ουσιαστικής φύσης σχετικά με τα ανωτέρω, εμπορικών συμβολαίων, δηλωτικών φορτίου, δηλώσεων προς τις αρμόδιες αρχές, μεταφορικών εγγράφων και άλλων εγγράφων αποστολής, (β) έγγραφα που έχει λάβει η επιχείρηση ως μέρος των πληροφοριών δέουσας επιμέλειας του εγκεκριμένου πελάτη ή προμηθευτή, (γ) οποιαδήποτε ερωτήματα και απαντήσεις προς δημόσιες υπηρεσίες σχετικά με τον εγκεκριμένο πελάτη ή προμηθευτή ή την επιχειρηματική του δραστηριότητα, (δ) όλα τα αρχεία σχετικά με πληρωμές που έγιναν από τους πρώτους αγοραστές για βιομηχανοποιημένα καπνά της επιχείρησης ή προς τους προμηθευτές για πρώτες ύλες ή εξοπλισμό κατασκευής και (ε) κάθε άλλη πληροφορία, έγγραφο, καταχώριση κ.λπ. σχετικό με τα αναφερόμενα στο άρθρο 3 μέτρα δέουσας επιμέλειας.
Στις περιπτώσεις που ο Πελάτης επιθυμεί να γίνει Πρώτος Αγοραστής, μία περιγραφή της Προοριζόμενης Αγοράς Λιανικής Πώλησης των βιομηχανοποιημένων καπνών που θα αγοραστούν από την επιχείρηση. Αυτό το «Σχέδιο Πωλήσεων» θα πρέπει να ενημερώνεται και να συμπεριλαμβάνει πλήρη στοιχεία ταυτότητας κατά τα οριζόμενα στις ανωτέρω περιπτώσεις γ΄ και δ΄ των Μεταγενέστερων Αγοραστών προς τους οποίους θα πωλούνται τα βιομηχανοποιημένα καπνά, (στ) έγγραφα σχετικά με τον αριθμό των ατόμων που απασχολούνται από τον Πελάτη ή τον Προμηθευτή κατά την ημερομηνία που ζητούνται οι πληροφορίες, (ζ) πλήρη στοιχεία ποινικού μητρώου σχετικά με τυχόν ποινικά αδικήματα ή και πλήρη στοιχεία για τυχόν διώξεις που έχουν ασκηθεί κατά του Πελάτη ή του Προμηθευτή ή κατά των νομίμων εκπροσώπων του, κατά των μελών του διοικητικού συμβουλίου και των εταίρων, και (η) πλήρη στοιχεία των τραπεζικών λογαριασμών, μέσω των οποίων πραγματοποιούνται οι πληρωμές είτε για τις αγορές πρώτων υλών ή εξοπλισμού κατασκευής από τον Προμηθευτή είτε για τις πωλήσεις βιομηχανοποιημένων καπνών προς τον Εγκεκριμένο Πελάτη, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά των ακολούθων στοιχείων: πλήρη επωνυμία και διεύθυνση της τράπεζας, πλήρη επωνυμία και διεύθυνση του δικαιούχου του λογαριασμού, και όλα τα στοιχεία που αφορούν την ταυτότητα του λογαριασμού, (θ) εάν ο τραπεζικός λογαριασμός που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για τις πληρωμές από και προς την επιχείρηση ανήκει σε Συνδεδεμένη Εταιρία του Πελάτη ή του Προμηθευτή, απαιτείται να γνωστοποιηθεί προς την επιχείρηση η ακριβής σχέση μεταξύ της Συνδεδεμένης Εταιρίας και του Πελάτη ή του Προμηθευτή πριν από την αποδοχή οποιασδήποτε πληρωμής από τη Συνδεδεμένη Εταιρία.
Τέλος, όσον αφορά στις πωλήσεις, οι επιχειρήσεις οφείλουν να εξασφαλίζουν στα ελεγκτικά όργανα της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) πλήρη και ανεμπόδιστη πρόσβαση σε κάθε τηρούμενο αρχείο, στοιχείο ή έγγραφο και σε κάθε εγκατάστασή τους, για την ολοκλήρωση του νόμιμου ελέγχου.
